Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

Studio Signal est un studio de conception Web et de marketing établi à Montréal (Québec), au Canada, qui sert principalement des clients au Québec et en Ontario.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Seb Molgat, [email protected]. Au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25), et à titre de personne responsable au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), Seb Molgat est la personne responsable des renseignements personnels chez Studio Signal.

2. Ce que couvre cette politique

Cette politique explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels sur studiosignal.ca et dans les outils qui y sont liés : notre formulaire de contact, le diagnostic de visibilité gratuit, l'analyse de conformité, la prise de rendez-vous et notre portail client. Elle explique aussi vos droits et comment les exercer.

Si vous êtes client de Studio Signal, la section 3.8 traite des données de votre compte dans notre portail client. Si vous visitez un site Web que nous créons ou entretenons pour l'un de nos clients, ce client est responsable de vos renseignements et c'est sa propre politique de confidentialité qui s'applique; la section 10 explique notre rôle.

3. Renseignements que nous recueillons

3.1 Formulaire de contact

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, l'adresse de votre site Web (si vous la fournissez) et votre message. La demande nous est transmise par courriel et enregistrée comme fiche de prospect dans notre propre base de données (voir 3.5).

3.2 Diagnostic de visibilité gratuit

Lorsque vous demandez un diagnostic de visibilité, nous recueillons le nom de votre entreprise, votre adresse courriel, l'adresse de votre site Web, votre emplacement et vos réponses au court questionnaire. Notre outil de diagnostic visite ensuite votre site Web public, consulte la fiche publique de votre entreprise (par exemple sur Google Maps) et produit un rapport écrit.

Le rapport est rédigé avec l'aide de modèles de langage d'intelligence artificielle. Nous leur transmettons le nom de votre entreprise, l'adresse de votre site, votre emplacement, vos réponses au questionnaire et ce que l'outil a constaté sur votre site public. Nous ne leur transmettons pas votre adresse courriel. Ces requêtes passent par OpenRouter, configuré pour n'utiliser que des fournisseurs de modèles qui ne conservent pas les données. Le rapport décrit votre site Web; il ne constitue pas une décision à votre sujet.

Si vous cochez la case pour recevoir nos nouvelles, nous consignons ce choix avec votre demande. Vous pouvez le retirer en tout temps en écrivant à [email protected].

3.3 Analyse de conformité et Sprint conformité

Lorsque vous lancez notre analyse de conformité, nous recueillons le nom de votre entreprise, votre adresse courriel, l'adresse de votre site Web et votre province, et notre outil lit les pages publiques de ce site. Aucun modèle d'intelligence artificielle n'est utilisé pour l'analyse. Si vous commandez un Sprint conformité, nous recueillons aussi vos réponses au formulaire d'accueil (par exemple, les outils qu'utilise votre organisation ainsi que le nom et le courriel de votre responsable de la protection des renseignements personnels), et Helcim émet votre facture (voir 3.8).

3.4 Prise de rendez-vous

Lorsque vous réservez un appel, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, la date et l'heure choisies, et toute note que vous ajoutez. Les rendez-vous sont gérés dans Cal.diy, une application de planification que nous hébergeons nous-mêmes. Le rendez-vous est ajouté à notre agenda Google et, si l'appel a lieu en vidéo, un lien de réunion est créé au moyen de Google Meet ou de Zoom, selon l'option que vous choisissez.

3.5 Nos fiches de prospects

Les messages du formulaire de contact, les demandes de diagnostic et d'analyse, et les rendez-vous sont enregistrés dans une base de données de prospects sur notre propre serveur. Les prospects avec qui nous faisons un suivi sont ajoutés à Twenty, une application de gestion de la relation client (CRM) que nous hébergeons aussi nous-mêmes. Pour traiter rapidement les nouvelles demandes, nous recevons une notification par Telegram qui contient le contenu de votre message. Lorsque nous vous écrivons, nous pouvons consigner cette correspondance dans notre CRM au moyen d'un relais de courriel hébergé par Google.

3.6 Statistiques de fréquentation

Nous utilisons Umami, un outil de statistiques respectueux de la vie privée que nous hébergeons nous-mêmes. Il enregistre les pages consultées, le site de provenance, le type de navigateur et de système d'exploitation, le type d'appareil et le pays approximatif. Il n'utilise pas de témoins, ne conserve pas votre adresse IP complète et ne vous suit pas sur d'autres sites. Nous comptons aussi les envois de formulaires (par exemple, qu'un diagnostic a été demandé), sans enregistrer votre nom ni votre adresse courriel.

3.7 Témoins (cookies)

Ces témoins sont nécessaires au fonctionnement du site tel que vous l'avez demandé. Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ou statistique, ni aucune technologie permettant de vous identifier, de vous localiser ou d'effectuer votre profilage.

3.8 Portail client (pour nos clients)

Si vous devenez client, nous créons un compte pour vous dans notre portail client. Nous recueillons et conservons votre nom, le nom de votre entreprise, votre adresse courriel et les renseignements sur le projet que vous y fournissez : demandes de soutien, réponses aux formulaires d'accueil, et fichiers ou notes échangés pendant votre projet.

• Paiements : les factures sont traitées par Helcim inc., un processeur de paiement canadien. Nous ne voyons ni ne conservons jamais les données complètes de votre carte de paiement.
• Contrats : les ententes sont signées au moyen de DocuSeal, un outil de signature électronique que nous hébergeons nous-mêmes.
• Dossiers de facturation : la facturation et le suivi du temps sont tenus dans notre propre système, sur notre propre serveur.

3.9 Courriel

Nous envoyons nos courriels (confirmations de formulaire, rapports de diagnostic et, pour les clients, création de compte, réinitialisation de mot de passe, suivi des demandes et avis de facture) au moyen de Resend, un service d'envoi établi aux États-Unis. Resend conserve le contenu des messages et les journaux d'envoi pendant au plus 30 jours. Notre propre boîte de courriel est hébergée par Proton, établi en Suisse.

3.10 Hébergement, sécurité et journaux du serveur

Notre serveur est hébergé par Oracle Cloud dans son centre de données de Montréal (Québec). Tout le trafic vers studiosignal.ca passe par Cloudflare, qui protège le site contre les attaques et accélère son affichage; Cloudflare traite donc votre adresse IP et les renseignements sur la requête et, comme il gère la connexion sécurisée, il peut voir le contenu des pages et des formulaires qui transitent par lui. Notre serveur enregistre aussi les adresses IP, l'heure et les pages demandées dans ses journaux, que nous utilisons uniquement pour la sécurité et le dépannage.

3.11 Renseignements provenant de sources publiques

Il nous arrive de communiquer avec des entreprises et des organisations au sujet de nos services. Nous utilisons alors les coordonnées d'affaires qu'elles publient elles-mêmes, comme l'adresse courriel figurant sur leur site Web ou sur leur fiche d'entreprise publique, et nous pouvons effectuer un diagnostic de leur site Web public. Lorsque nous vous écrivons ainsi, nous indiquons qui nous sommes et comment nous avons obtenu vos coordonnées, et nous cessons si vous nous le demandez.

4. Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Nous fournir des renseignements est toujours facultatif. Si vous omettez un champ obligatoire, nous ne pourrons simplement pas vous répondre, préparer le rapport ou fournir le service demandé. Nous utilisons vos renseignements uniquement aux fins décrites ci-dessus. Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos renseignements personnels, et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

5. Qui a accès à vos renseignements

Chez Studio Signal, seul Seb Molgat a accès aux renseignements personnels. Nos outils de planification, notre base de données de prospects, notre CRM, notre portail client, notre outil de signature électronique et notre système de facturation sont hébergés sur notre propre serveur; aucune entreprise externe ne les exploite.

Nous faisons appel aux fournisseurs de services suivants, chacun uniquement pour la fin indiquée :

Communication à l'extérieur du Québec

Certains de vos renseignements sont donc traités à l'extérieur du Québec, et certains à l'extérieur du Canada, par les fournisseurs énumérés ci-dessus. Ils sont alors soumis aux lois de ces endroits, qui peuvent permettre aux autorités gouvernementales d'y accéder. Nous choisissons des fournisseurs dont le rôle se limite au service qu'ils nous rendent, et nous ne transmettons à chacun que les renseignements dont il a besoin. Vos dossiers de portail client, de contrats, de facturation, de rendez-vous et de prospects sont conservés sur notre propre serveur à Montréal; des copies figurent dans nos sauvegardes.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements personnels lorsque la loi l'exige, par exemple en réponse à une ordonnance judiciaire valide.

6. Vos droits

En vertu de la Loi 25 au Québec, et de la LPRPDE ailleurs au Canada, vous avez le droit :

• D'accès : savoir quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie.
• De rectification : faire corriger des renseignements inexacts, incomplets ou périmés.
• De retirer votre consentement en tout temps. Si vous retirez un consentement dont nous avons besoin pour vous offrir un service (par exemple, répondre à une demande que vous avez faite), nous pourrions ne plus être en mesure de le fournir; nous vous en informerons le cas échéant.
• De suppression : nous demander de supprimer les renseignements dont nous n'avons plus besoin ou qui ont été recueillis d'une manière que la loi ne permet pas.
• À la portabilité : recevoir les renseignements personnels que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• De faire cesser la diffusion : nous demander de cesser de diffuser vos renseignements, ou de désindexer un lien rattaché à votre nom, lorsque la loi le permet.
• D'être informé des décisions automatisées : nous ne prenons aucune décision à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Si cela devait changer, nous vous en informerions, et vous pourriez connaître les raisons de la décision et la faire réviser par une personne.

Si vous êtes dans l'Union européenne ou au Royaume-Uni, vous disposez aussi des droits prévus par le RGPD, notamment le droit de limiter le traitement ou de vous y opposer, et celui de porter plainte auprès de votre autorité locale de protection des données.

Comment faire une demande

Écrivez à [email protected]. C'est gratuit. Nous répondrons dans un délai de 30 jours. Nous pourrions vous demander de confirmer votre identité avant de vous communiquer des renseignements, et nous n'utiliserons ce que vous nous transmettez qu'à cette fin.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca) si vous êtes au Québec, ou du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (priv.gc.ca) si vous êtes ailleurs au Canada.

7. Sécurité des données

Nous protégeons les renseignements personnels au moyen de mesures adaptées à leur sensibilité, notamment :

• Des connexions HTTPS chiffrées pour tout le trafic vers notre site et nos outils
• Un serveur renforcé derrière un pare-feu, dont l'accès administratif est limité à un réseau privé
• Un accès aux renseignements personnels limité à Seb Molgat
• Des sauvegardes automatisées, chiffrées sur notre serveur avant leur envoi à deux fournisseurs de stockage (pour les sauvegardes faites depuis le 28 septembre 2026), dont une copie ne peut être ni modifiée ni supprimée pendant 14 jours

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité (par exemple un accès non autorisé à des renseignements personnels ou leur perte) présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons avec diligence la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, comme l'exige la Loi 25. Pour les personnes à l'extérieur du Québec, nous le déclarerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et aviserons les personnes concernées lorsque la LPRPDE l'exige. Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité, quelle que soit leur gravité.

8. Conservation des données

Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites ci-dessus, ou le temps exigé par la loi. Ensuite, nous les détruisons ou les anonymisons de façon permanente.

9. Notre gouvernance des renseignements personnels

Seb Molgat, à titre de responsable de la protection des renseignements personnels, approuve et supervise nos pratiques. En résumé :

• Rôles : Seb Molgat est la seule personne chez Studio Signal qui traite des renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction.
• Conservation et destruction : nous appliquons les durées de la section 8. Les dossiers clients sont automatiquement signalés pour révision à la fin de leur période, et les suppressions sont consignées.
• Nouveaux outils : avant d'adopter un nouvel outil ou fournisseur qui traite des renseignements personnels, nous évaluons quels renseignements il reçoit et où, et nous mettons cette politique à jour avant de l'utiliser.
• Incidents : nous évaluons chaque incident de confidentialité, prenons des mesures pour réduire le risque de préjudice et l'inscrivons à notre registre des incidents.
• Plaintes : faites part de toute préoccupation sur notre traitement de vos renseignements à [email protected]. Nous en accusons réception, l'examinons et vous répondons par écrit dans un délai de 30 jours.

10. Notre rôle pour les sites Web de nos clients

Lorsque nous créons ou entretenons un site Web pour un client, ce site peut recueillir des renseignements personnels auprès des visiteurs et des clients de celui-ci. Dans ce cas, le client est l'organisation responsable de ces renseignements (le « responsable du traitement » au sens du RGPD), et Studio Signal agit comme son fournisseur de services (le « sous-traitant »), en ne traitant les renseignements que pour fournir les services demandés par le client et selon ses instructions.

Il revient à nos clients :

• De publier leur propre politique de confidentialité sur leur site Web
• D'obtenir tout consentement que leurs visiteurs doivent donner
• De nous informer de toute demande d'accès, de rectification ou de suppression pour laquelle nous devons les aider

Les clients qui ont besoin d'une entente écrite de traitement des données peuvent en faire la demande à [email protected].

11. Protection des mineurs

Notre site et nos services s'adressent aux entreprises et aux organisations, pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 14 ans. Si nous apprenons que cela s'est produit, nous les supprimerons.

12. Modifications à cette politique

Nous mettons cette politique à jour chaque fois que nos pratiques changent, par exemple lorsque nous commençons à utiliser un nouveau fournisseur de services. La date de « Dernière mise à jour » en haut de la page indique sa plus récente modification, et l'historique des versions au bas de la page résume les changements. Pour les changements importants, nous publierons aussi un avis sur notre site, et nos clients en seront informés par courriel.

13. Contact

Studio Signal

Responsable de la protection des renseignements personnels : Seb Molgat

[email protected]

Montréal (Québec), Canada